Archivage Itinérant
Les archives
Définition des archives
L’Article L211-1 du code du patrimoine définit les archives comme :
« […] l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
La conservation et la bonne gestion des archives est essentiel pour le bon fonctionnement des collectivités :
« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Article L211-2 du code du patrimoine.
Les archives publiques
Les archives des collectivités appartiennent au domaine public. A ce titre, elles sont inaliénables (toute vente et donation est impossible) et imprescriptibles (elles ne peuvent perdre leur caractère public).
Leur traitement doit respecter des règles précises, sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales, qui représente ici le préfet.
Les maires et les présidents des organismes publics sont responsables civilement et pénalement des archives de leurs administrations. Tout détournement, soustraction ou destruction d’archives non autorisés sont punis d’une peine de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (art. L 214-3 du code du patrimoine).
Le Service d'Archivage Itinérant du CDG 10 :
Nos missions :
Depuis 2012, le service d’archivage itinérant du Centre de Gestion accompagne les collectivités dans la gestion de leurs archives par :
- La préparation des éliminations règlementaires d’archives, sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat.
- Le tri et le classement des archives (papier comme numérique).
- La préparation du dépôts d’archives les plus anciennes aux Archives départementales (la collectivité reste propriétaire de ses archives).
- L’élaboration de documents de recherche et de gestion : inventaire, bordereau d’élimination, procès-verbal de récolement, etc.
- La sensibilisation des élus et des agents à la gestion des archives.
- La mise à jour des inventaires.
- La valorisation du patrimoine écrit (recherche, rédaction d’articles, etc.).
Vos objectifs : nos solutions
Gagner de la place :
- Procéder au tri, élimination et classement de vos archives
- Reconditionner les archives classées
Gagner en temps et en efficacité dans les recherches de documents :
- Procéder au traitement et à la cotation de vos archives
- Élaborer des outils de recherche clairs et efficaces
Être autonome dans la gestion des archives :
- Sensibiliser les élus et les agents à la gestion d’archives
- Conduire des ateliers de tri et de classement
Faire connaitre la collectivité :
- Faire des recherches dans les archives
- Rédiger des contenus de valorisation
Déroulement type d'une prestation :
Adhésion gratuite au service d’archivage via la signature d’une convention.
L’archiviste se déplace dans votre collectivité pour réaliser un état des lieux de vos archives. Le diagnostic est effectué à titre gratuit et s’accompagne de solutions chiffrées.
Signature d'un devis par votre collectivité
Fixation d’un planning d’intervention entre la collectivité et le service d’archivage itinérant
Notre équipe se rend dans votre collectivité pour procéder aux travaux demandés (élimination, classement, récolement, etc.)
- Remise des livrables correspondant aux travaux effectués (bordereau d’élimination, inventaire des archives, support de sensibilisation, etc.)
- Envoi du bilan de l’intervention.
Espace documentaire
(Nous contacter pour obtenir une convention avec les informations de la collectivité).
Quelques chiffres :
Exemples d'interventions :
Lexique
Bordereau d’élimination : état des documents proposés à l’élimination. Pour qu’une collectivité puisse éliminer ses archives elle doit faire valider ce bordereau par le maire ou le président de l’établissement, puis par le directeur des Archives départementales. Après quoi, la collectivité pourra procéder à la destruction de ses archives de façon à ce qu’elles ne puissent pas être consultées et reproduites.
Communicabilité : qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public. En droit français, les archives publiques sont communicables immédiatement, à quelques exceptions prévues par la loi. La consultation des documents doit se faire sur place et sous la surveillance d’un membre du personnel de la collectivité.
Cote : ensemble de symboles (lettre, chiffres, signes) constituant l’identifiant unique d’une boîte ou d’un dossier.
Dépôt : procédure par laquelle la conservation matérielle est confiée à un service d'archives public. Les communes de moins de 2000 habitants doivent déposer aux Archives départementales leurs documents de plus de 50 ans ainsi que leurs registres d’Etat civil de plus de 120 ans. La collectivité reste propriétaire de ses archives et conserve tous ses droits dessus.
Fonds : ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.
Instrument de recherche ou Inventaire : outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître au public.
Récolement : liste des archives répertoriées par localisation. Il peut servir d’instrument de recherche sommaire et constitue un outil de gestion de l’espace. A chaque élection communale ou en cas de déménagement, les communes doivent établir un procès-verbal de récolement de leurs archives (code du patrimoine articles L 212-6 et L 212-6-1).
Archives modernes : pour les communes, il s’agit des documents produits ou reçues avant l’année 1983.
Archives contemporaines : pour les communes, il s’agit des documents produits ou reçus à partir de l’année 1983.
Mètre linéaire : le mètre linéaire (ml) est l’unité de mesure des archives.
Durée d’utilité administrative (DUA) : Durée durant laquelle les documents d’archives doivent être conservés pour leur valeur administrative ou juridique.
Tableau de gestion : document fixant les durées d’utilité administrative (DUA) et le sort final (conservation, tri, élimination) de chaque type d’archives.
Cycle de vie des documents : l’archivistique définit 3 âges des archives, auxquels correspondent des usages différents.
Archives courantes : période pendant laquelle les dossiers servent à la gestion quotidienne d’une affaire. Ils sont rangés à proximité du poste de travail.
Archives intermédiaires : période qui débute à la clôture des dossiers et couvre le délai pendant lesquelles les archives peuvent être utilisées ponctuellement pour des besoins administratifs ou juridiques. Elles sont généralement rangées dans les armoires des bureaux.
Archives définitives : archives qui, à l’issue de la période d’archives intermédiaires, sont conservées définitivement pour la mémoire de la collectivité et la recherche scientifique. Elles sont généralement conservées dans une salle dédiée.
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Par mail : archives@cdg10.fr
