3 avril 2026
Archives – Les premiers réflexes post électoral
Comprendre, gérer et valoriser un patrimoine indispensable
Une mémoire administrative, quel que soit le support
Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale […] dans l’exercice de leur activité » (article L.211-1 du code du patrimoine).
Les données numériques et les documents produits et reçus par les agents et les élus des communes, des EPCI et des établissements publics locaux constituent des archives publiques.
Un bien public protégé par la loi
Les archives appartiennent au domaine public mobilier de la collectivité. A ce titre, elles sont inaliénables et imprescriptibles (article L.3111-1 du code général de la propriété des personnes publiques) : elles ne peuvent être ni données ni vendues et leur destruction est soumise à l’autorisation préalable du directeur des Archives départementales.
Les maires et présidents d’EPCI sont responsables civilement et pénalement de leur gestion (articles L.214-1 à L.214-4 du code du patrimoine, articles 322-2, 432-15 et 432-16 du code pénal).
Obligations et contrôle : des règles précises pour garantir leur préservation
La conservation des archives (reliure des délibérations et des arrêtés, conditionnement, classement, restauration de documents abîmés,…) appartient aux dépenses obligatoires des communes (article L.2321-2 du code général des collectivités territoriales).
Les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer leur état civil de plus de 120 ans et les documents de plus de 50 ans aux Archives départementales (article L.212-11 du code du patrimoine). Ces documents peuvent rester en mairie si le directeur des Archives départementales estime que les archives sont conservées dans des conditions satisfaisantes.
La gestion des archives de la commune (collecte, sélection, élimination, traitement, classement, conservation et communication) est soumise au contrôle scientifique et technique de l’Etat, représenté par le directeur des Archives départementales (article R.212-50 du code du patrimoine), par délégation du préfet. Dans ce cadre, le maire doit notamment :
- soumettre au directeur des Archives départementales toute demande d’élimination d’archives (article R.212-51 du code du patrimoine) ;
- soumettre tout projet d’aménagement de local d’archives au directeur des Archives départementales (article R.212-54 du code du patrimoine) ;
- avertir immédiatement le préfet et le directeur des Archives départementales de tout sinistre, soustraction ou détournement d’archives (article R.212-53 du code du patrimoine).
Les objectifs de ce contrôle sont de garantir la sécurité des archives, la qualité de leur classement et la mise en valeur du patrimoine archivistique (article R.212-3 du code du patrimoine).
Communicabilité
Les archives publiques sont communicables de plein droit, sauf exception (articles 213-1 et 231-2 du code du patrimoine). Toute personne peut donc demander à y accéder, au titre de la législation sur les archives mais aussi de celle sur l’accès aux documents administratifs et de celle sur la protection des données à caractère personnel (RGPD), en fonction des cas.
💡 Pourquoi les archives sont-elles essentielles ?
- Les archives contribuent à la gestion courante des affaires de la commune par les informations qu’elles renferment.
- Leur bonne gestion permet à la commune de faire valoir ses droits. En cela, elle contribue à la sécurité juridique de la commune.
- Les archives représentent également la mémoire de la commune. A ce titre, elles constituent la première source de l’histoire communale.
Le récolement post électoral
A chaque élection municipale, un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales doit être établi et signé par le maire sortant et le maire nouvellement élu (articles 4 et 62 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 modifié).
S’il s’agit de la même personne, la procédure doit malgré tout être suivie. Par analogie, il est recommandé aux présidents des groupements de communes d’adopter la même procédure lors de leurs élections.
Ce procès-verbal s’accompagne d’un récolement, c’est-à-dire d’un recensement plus ou moins détaillé des archives communales, qu’elles se trouvent en mairie ou dans des locaux annexes. A minima, le recensement porte sur les registres des délibérations, les registres paroissiaux et d’état civil, les documents cadastraux et les principales séries de dossiers. L’établissement du récolement est facilité par la présence d’un inventaire à jour des archives. Pour les communes dont les archives ne sont pas classées, le dernier rapport de visite du directeur des Archives départementales peut constituer une bonne base de travail.
Cette procédure constitue un transfert de responsabilités en cas de perte ou de dégradation éventuelles de documents. Elle engage la responsabilité du maire sur les archives présentes au moment de sa prise de fonctions, mais constitue également une décharge si certains documents ne peuvent pas être retrouvés.
Outre son aspect juridique, le récolement permet au maire entrant de prendre connaissance du patrimoine écrit de la collectivité et aux agents de disposer d’une liste à jour des archives, indispensable à l’efficacité du travail administratif.
La circulaire DGPA/SIAF/2025/011 du 25 novembre 2025 et ses annexes vous accompagnent dans l’établissement du procès-verbal et du récolement, en fournissant notamment des modèles de documents.
Une circulaire préfectorale devrait venir prochainement compléter ces informations.
Le service d’archivage itinérant du CDG se tient à votre disposition pour vous aider dans la gestion de vos archives (conseil, tri, classement, élimination, conservation, aménagement, données bureautiques, valorisation, etc.).
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question à l’adresse archives@cdg10.fr